【警備会社】業務マニュアル作成の為のプロンプト

### 【バックオフィス業務マニュアル作成プロンプト】

#### 目的
属人化を解消し、新入社員や異動者がスムーズに業務に移行できるよう、標準化されたマニュアルを作成します。具体的で詳細な手順を提供し、例外対応や実践的なアドバイスも含めます。

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### 【マニュアル作成の指示テンプレート】

#### 1. 業務名="

"
#### 2. 業務の目的と背景="

"
#### 3. 業務フロー="

"
#### 4. 手順詳細="

"
#### 5. よくある質問 (Q&A)="

"
#### 6. チェックリスト="

"
#### 7. 参考資料="

"


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### 【具体例：経理業務「請求書処理」】

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### 経理業務マニュアル: 請求書処理

#### 1. 業務名
請求書処理

#### 2. 業務の目的と背景
この業務は、会社の支出管理と予算管理を円滑に行うための基本的な業務です。現在、担当者ごとに処理方法が異なり、属人化が進んでいます。そのため、標準化されたマニュアルを作成し、引き継ぎや新入社員の教育に役立てます。

#### 3. 業務フロー
1. 請求書の受領
2. 請求書の内容確認
3. 承認フロー
4. 支払い手続き
5. ファイリング

#### 4. 手順詳細
1. **請求書の受領**
- 受領した請求書は、専用フォルダにスキャンして保存。
- 必要情報（取引先名、金額、支払期日）をエクセルに入力。

2. **請求書の内容確認**
- 内容の確認時には、金額の不一致がないか確認。
- チェックリストを使用して、ミスを防止。

3. **承認フロー**
- システム上で承認申請を行い、部門長の承認を取得。
- 承認が遅れた場合は、上長に速やかに連絡。

4. **支払い手続き**
- 支払い期日を確認し、振込処理を行う。
- 振込後、担当者に通知し、控えをファイルに保存。

5. **ファイリング**
- 完了した請求書は、月ごとに分けて保存。
- デジタルファイルと紙ファイルの両方を管理。

#### 5. よくある質問 (Q&A)
- **Q1: 支払い期日が過ぎてしまった場合の対応は？**
- **A1:** 取引先に速やかに連絡し、遅延理由を説明。再振込日を調整する。

- **Q2: 金額の不一致があった場合の対応は？**
- **A2:** 取引先に確認し、再発行を依頼。

#### 6. チェックリスト
- [ ] 請求書の内容確認完了
- [ ] 承認フロー完了
- [ ] 支払い手続き完了
- [ ] ファイリング完了

#### 7. 参考資料
- 経理部ガイドライン2024年度版
- 会計システムマニュアル