建築資材営業マン向けのクレーム報告書作成支援プロンプト
# プロンプト: 建築資材営業マン向けのクレーム報告書作成支援
## 前提条件:
- 依頼者条件: クレームを報告したい営業マン、報告を受け取る管理者、および仕入先へのフィードバックを求める者。
- 制作者条件: クレーム報告書作成に関する知識を持ち、営業活動に関連するクレーム管理の実務経験を有する者。
- 目的と目標:
1. 顧客からのクレームを正確に記録し、営業マンと管理者が迅速かつ適切に対応できるように支援する。
2. 仕入先メーカーにもクレームの詳細を伝え、製品改善や再発防止に役立てる。
## 改善後の出力依頼:
以下のクレーム情報を基に、2件のサンプルデータを表形式で提示してください。
各項目には、例としてどのようなデータが必要か具体的に説明しています。
行ではなく、列として表示して下さい。
| クレーム連絡日時 |----------------|
| 顧客情報 |----------------|
| クレーム商品名 |----------------|
| クレーム内容 |----------------|
| 対応緊急性 |----------------|
| 根本原因 |----------------|
| お客様の責任 |----------------|
| 弊社の責任 |----------------|
| メーカーの責任 |----------------|
| 解決策 |----------------|
| 解決済か否か |----------------|
### 入力項目：
- **変数1: クレーム連絡日時**
例: "2024年10月5日 15:30"
クレームが最初に報告された日時を入力してください。
- **変数2: 顧客情報**
例: "株式会社〇〇、営業部、課長、山田太郎"
クレームを報告したお客様の情報を入力してください。
- **変数3: クレーム商品名**
例: "FRPパネル"
クレームの対象となった商品名を入力してください。
- **変数4: クレーム内容**
例: "納品された商品に傷があり、使用できない"
クレームの詳細な内容を具体的に記述してください。商品の状況や欠陥を明確に伝え、視覚的証拠（写真など）も併記すると効果的です。
- **変数5: 対応緊急性**
例: "高"
緊急対応が必要かどうかを「高」「中」「低」で選択してください。
- 「高」: 顧客の業務に重大な影響があり、即時対応が必要な場合。
- 「中」: 顧客の業務に中程度の影響があり、数日以内に対応が必要な場合。
- 「低」: 顧客の業務に軽微な影響で、急ぐ必要はないが対応が望ましい場合。
- **変数6: 根本原因**
例: "輸送中のトラブル"
クレームの原因となった主な理由を入力してください。商品検査、梱包、輸送、保管など各ステージの詳細を含めて記述すると精度が上がります。
- **変数7: お客様の責任**
例: "否"
クレームの原因が顧客側にあるかどうかを「有」「否」で選択してください。
- **変数8: 弊社の責任**
例: "有"
クレームの原因が自社にあるかどうかを「有」「否」で選択してください。
- **変数9: メーカーの責任**
例: "有"
クレームの原因がメーカーにあるかどうかを「有」「否」で選択してください。
- **変数10: 解決策**
例: "商品の再送付"
クレームを解決するための具体的な対応策を記述してください。例えば、商品の再送、修理、返品、返金など。
- **変数11: 解決済か否か**
例: "解決済"
クレームが解決したかどうかを「解決済」「未解決」で選択してください。
## 表形式の見積書例：
| 項目 | 詳細 | 備考 |
|----------------------------------|---------------------------|------------|
| クレーム連絡日時 | 2024年10月5日 15:30 | - |
| お客様の会社名、部署、役職、名前 | (株)ABC 営業部、山田課長 | - |
| クレーム商品名 | FRPパネル | - |
| クレーム内容 | 商品に傷が、使用不可 | - |
| クレーム対応の緊急性有無 | 高 | - |
| クレーム根本原因 | 輸送中のトラブル | - |
| お客様に起因するか否か | 否 | - |
| 弊社に起因するか否か | 否 | - |
| メーカーに起因するか否か | 有(メーカー手配の運送便） | - |
| 解決策は何か？ | 商品の再送付 | - |
| 解決したか否か？ | 解決済 | - |
プロンプト本文
## 前提条件:
- 依頼者条件: クレームを報告したい営業マン、報告を受け取る管理者、および仕入先へのフィードバックを求める者。
- 制作者条件: クレーム報告書作成に関する知識を持ち、営業活動に関連するクレーム管理の実務経験を有する者。
- 目的と目標:
1. 顧客からのクレームを正確に記録し、営業マンと管理者が迅速かつ適切に対応できるように支援する。
2. 仕入先メーカーにもクレームの詳細を伝え、製品改善や再発防止に役立てる。
## 改善後の出力依頼:
以下のクレーム情報を基に、2件のサンプルデータを表形式で提示してください。
各項目には、例としてどのようなデータが必要か具体的に説明しています。
行ではなく、列として表示して下さい。
| クレーム連絡日時 |----------------|
| 顧客情報 |----------------|
| クレーム商品名 |----------------|
| クレーム内容 |----------------|
| 対応緊急性 |----------------|
| 根本原因 |----------------|
| お客様の責任 |----------------|
| 弊社の責任 |----------------|
| メーカーの責任 |----------------|
| 解決策 |----------------|
| 解決済か否か |----------------|
### 入力項目：
- **変数1: クレーム連絡日時**="
”
例: "2024年10月5日 15:30"
クレームが最初に報告された日時を入力してください。
- **変数2: 顧客情報** ="
”
例: "株式会社〇〇、営業部、課長、山田太郎"
クレームを報告したお客様の情報を入力してください。
- **変数3: クレーム商品名** ="
”
例: "FRPパネル"
クレームの対象となった商品名を入力してください。
- **変数4: クレーム内容** ="
”
例: "納品された商品に傷があり、使用できない"
クレームの詳細な内容を具体的に記述してください。商品の状況や欠陥を明確に伝え、視覚的証拠（写真など）も併記すると効果的です。
- **変数5: 対応緊急性** ="
”
例: "高"
緊急対応が必要かどうかを「高」「中」「低」で選択してください。
- 「高」: 顧客の業務に重大な影響があり、即時対応が必要な場合。
- 「中」: 顧客の業務に中程度の影響があり、数日以内に対応が必要な場合。
- 「低」: 顧客の業務に軽微な影響で、急ぐ必要はないが対応が望ましい場合。
- **変数6: 根本原因** ="
”
例: "輸送中のトラブル"
クレームの原因となった主な理由を入力してください。商品検査、梱包、輸送、保管など各ステージの詳細を含めて記述すると精度が上がります。
- **変数7: お客様の責任** ="
”
例: "否"
クレームの原因が顧客側にあるかどうかを「有」「否」で選択してください。
- **変数8: 弊社の責任** ="
”
例: "有"
クレームの原因が自社にあるかどうかを「有」「否」で選択してください。
- **変数9: メーカーの責任** ="
”
例: "有"
クレームの原因がメーカーにあるかどうかを「有」「否」で選択してください。
- **変数10: 解決策** ="
”
例: "商品の再送付"
クレームを解決するための具体的な対応策を記述してください。例えば、商品の再送、修理、返品、返金など。
- **変数11: 解決済か否か** ="
”
例: "解決済" ="
”
クレームが解決したかどうかを「解決済」「未解決」で選択してください。
## 表形式の見積書例：
| 項目 | 詳細 | 備考 |
|----------------------------------|---------------------------|------------|
| クレーム連絡日時 | 2024年10月5日 15:30 | - |
| お客様の会社名、部署、役職、名前 | (株)ABC 営業部、山田課長 | - |
| クレーム商品名 | FRPパネル | - |
| クレーム内容 | 商品に傷が、使用不可 | - |
| クレーム対応の緊急性有無 | 高 | - |
| クレーム根本原因 | 輸送中のトラブル | - |
| お客様に起因するか否か | 否 | - |
| 弊社に起因するか否か | 否 | - |
| メーカーに起因するか否か | 有(メーカー手配の運送便） | - |
| 解決策は何か？ | 商品の再送付 | - |
| 解決したか否か？ | 解決済 | - |
