会議管理、要約プロンプト

#前提条件:
- タイトル: 効率的な会議記録整理と管理のためのプロンプト作成
- 依頼者条件: 会議の記録と情報を整理し、可視化する必要がある組織の担当者
- 制作者条件: データ整理とフォーマット変更に関する知識が豊富で、詳細な文書処理が可能な技術者
- 目的と目標: 会議記録を明確かつ効率的に整理し、管理しやすくすること
- リソース: 会議記録原文テキスト、出席者リスト、会議の日時と場所の情報
- 評価基準: 会議の内容が整理され、管理しやすいフォーマットで再構成されていること
- 明確化の要件:
- 原文テキストから主要な議題と決定事項を明らかにする。
- 出席者リストを記録し、その関与度についてコメントを追加する。
- 会議の日時と場所をドキュメントのヘッダーまたはフッターに明記する。
- アクションアイテムやフォローアップタスクを洗い出し、責任者と期限を設定する。


# 実行指示:
以下の情報をもとに、会議内容を効率良く整理し、管理しやすい会議まとめを{参考フォーマット}に従って作成してください。
- {会議の議事録原文テキスト}
- {出席者リスト}
- {会議の日時}
- {会議の場所}
このまとめでは、以下のセクションを順番に明確にしてください。
1. 議題: 会議で討議された主題を箇条書きで列挙してください。
2. 決定事項: 会議で決定された事項を強調し、決定を下した責任者名と期限がある場合は記載してください。
3. アクションアイテム: 各議題に対する具体的なアクションポイントと、それを担当する人物、完了期限がある場合は明記してください。
4. 議論の概要: 各議題についての短い要約を提供し、重要な議論点とそれに対する異なる視点を捉えてください。
5. その他の注記: その他、フォローアップが必要な点や、特記すべき事項を記録してください。
フォーマットには見出し、箇条書き、表などを使用し、情報が優先度に従って整理されていることを確認してください。

# 参考情報
会議の日時 = "
2024年5月17日　午後2時00分～午後4時00分
"
会議の場所 ="
八尾製作所　第２会議室

"

出席者リスト="
会長
梶田常務
江原副所長
安部部長
山口部次長
皿池部長
水野担当部長
宮宇地所長
小岩部長
塩地部長
浦野本部長
土井部長
石田部長
佐藤部次長
後藤部長
【オブザーバー】大村専務、仲西室長、池田課長
【事務局】播磨室長

"

会議の議事録原文テキスト="
会長訓示
・新しい工場での会議も２回目を迎えありがたいことだと思っています。これを機会に生産性の向上、新製品の開発、品質の向上を図っていただきたい。
・新しい大温度差空調システムを開発している。来月には皆さんに紹介する予定です。自動制御を組込んだ素晴らしい製品であり以前提唱していた１０・１０・１３すなわち冷水温度１０℃、冷水出入口温度差１０℃、吹出温度１３℃の省エネ空調システムの復活、普及を図る。以前のシステムの欠点を斜平コイルの特性を活用し解消した画期的な空調システムであり過去の経験を活かすとともに、市場でも既に認知されているシステムなのでこの利点を活かし早期の普及を図っていく。冷温水式大温度差空調システム普及に向けて体質を変えていく。皆さんもそのつもりで頑張ってもらいたい。

議題
１．品質・クレーム報告と指示
１）4月度クレーム発生状況
　 ・資料に基づき報告（播磨室長）

２）クレーム対策進捗
　　　　【八尾製作所】
　　　　　・ドマーニ神戸　　　　　　　　　　　　　　　　　　　：起因　客先
　　　　【河芸製作所】
　　　　　・福ビル街区建替プロジェクト　　　　　　　　　　　　：起因　製造
　　　　　　耐天候パネルを外す必要はあるのか。（会長）
　　　　　　輸送サイズの法的要求から外さざるを得ない。（土井部長）
　　　　　・埼玉グランドホテル深谷　　　　　　　　　　　　　　：起因　検査
　　　　　　指差確認は、実施していないのか。（梶田常務）
　　　　　　指差確認は実施していないが、基板の写真を撮っている。コネクタが外れた状態で
記録されていることからコネクタを再度接続する意識が無いものと思われる。新人
検査員の知識不足が原因であり教育を徹底していく。（塩地部長）
　　　　　・日南市新庁舎　　　　　　　　　　　　　　　　　　　：起因　調査中
　　　　　　７月の保守点検までの間客先に迷惑を生じないか。（大村専務）
　　　　　　加湿機能なので夏場は使用していない。（塩地部長）
　　　　　・（仮称）イズミ新祇園店新築工事　　　　　　　　　　 ：起因　調査中
　　　　　・豊川さくら病院　　　　　　　　　　　　　　　　　　：起因　調査中

２．品質マネジメントシステムの実施状況報告と指示
　　　◎マネジメントレビューへのインプット
　　　　・事前に提出された報告書を各部署から報告。
　　　◎マネジメントレビューからのアウトプット　(会長指示事項)
①改善の機会
・特になし
②品質マネジメントシステムの変更の必要性
・特になし
③資源の必要性
　　　　　　・特になし
　　　◎会長指示事項
　　　　　　・特になし
　　　◎梶田常務指示事項
　　　　　　・特になし
　　　【指示事項対応結果】
前月指示事項は、特になかった。

３．実質生産状況と職場活動報告
１）営業管理部
　　・池田課長より活動報告書に基づき報告。

２）技術部
　　　　　・土井部長より活動報告書に基づき報告。
　　　　　　
　　　３）技術開発一部
　　・石田部長・佐藤部次長より活動報告書に基づき報告。
　　　SEのDX集約に向け価格表が値上げ前のままになっているので両製作所で更新をお
願いします。（大村専務）

４）技術開発二部
・後藤部長より活動報告書に基づき報告。
　元清水小学校のBACNet不具合に関して不具合が多発している納入先なので丁寧な
対応をお願いする。（大村専務）
経年によるものなのか他に要因があるのか代替品に交換後調査する。（後藤部長）
札幌営業所、八尾製作所の運転データを閲覧可能にしてもらいたい。（梶田常務）
閲覧可能にするよう対応中です。来月閲覧方法等について連絡します。（後藤部長）

５）八尾製作所
　　製造部
・安部部長・山口部次長より活動報告書に基づき報告。
損益分岐点は、どれくらいか。（梶田常務）
従来３７０百万円程度だったが、今月の実績からは、３５０～３６０百万円に下
がっている。（山口部次長）
新基幹システム導入に伴う不具合は無いか。（梶田常務）
不慣れなための発注漏れ等発生したが改善されており概ね順調に移行している。
（山口部次長）
日々の課題は生じているが大きな不具合は発生していない。（宮宇地所長）
八尾製作所に搬送用トラックを導入します。所内を走行しますので事故等の無いよ
うにお願いします。（梶田常務）
今月生産が上がらないのは製品比率でみず製品が多いからか。（浦野本部長）
みずが多いと生産が上がらない傾向はあるが工夫して生産を上げるよう取組んで
いる。（安部部長）
高井田工場の斜平コイル試作は順調に進捗しているか。（梶田常務）
順調に進捗しており６月中旬に試作予定で進めている。（山口部次長）
アルミフレーム開発進捗は順調か。（梶田常務）
輸送試験をおおむね完了し一部ゆるみが確認されたので改善する。振動、リーク試
験は特に問題なく完了した。水密の確認をミニチュアを用いて実施する予定。技術
本部と意見交換をしながら進める。（安部部長）
生産管理部
・水野担当部長より活動報告書に基づき報告。
コスト上昇は継続しており河芸と協力して上昇分をまとめる。（水野担当部長）
運搬費の価格改定の状況はどうなっているか。（梶田常務）
概ね２０％上げている。一部遠隔地に関しては３０％の上昇となる。５月受注分か
らの対応となる。（大村専務）
技術部
・皿池部長より活動報告書に基づき報告。
６）河芸製作所
　　製造部
　　・小岩部長より活動報告書に基づき報告。
　　　電流計納期問題の影響は有るか。（梶田常務）
　　　使用が無いので影響は無い。（小岩部長）

　　　溶接技能確認は、八尾でも実施しているか。（梶田常務）
　　　月一で実施している。（山口部次長）
　　　河芸製作所の活動を参考に八尾製作所でも品質向上研修を５月１４日、１５日の両
日実施した。（梶田常務）
技術部
　　　　　・塩地部長より活動報告書に基づき報告。
　　　　　　EMC評価とは何か。（梶田常務）
　　　　　　外来ノイズ、放射ノイズの電源への影響を評価する試験で基準を満たさないとPSE
を表示できなくなる。また、評価機関で実施すると高額の費用が発生するため事前
に評価を実施している。（塩地部長）
ハーネス図面の自動化の状況はどうなっているか。（梶田常務）
電気に特化したCADであるA-CADでの対応を両製作所で協力して検討している。
（塩地部長）
ハーネスの自動化については早期の実現を期待しているのでよろしくお願いしま
す。（江原副所長）
２０００/３０００CMHのファンケースは木村工機専用品か。（浦野本部長）
マウスリングが当社の金型で製造されておりファンケースとしては当社専用品と
なる。（塩地部長）

４．週報提案回答、顧客の声
　　　１）週報提案・・・浦野本部長
　　　　　・週報提案45件の抜粋説明。
　　　２）顧客の声・・・池田課長
　　　　　・顧客の声212件の抜粋説明。
　　　　　　RFTに関しては、短納期対応が可能なことを営業に伝えており拡販につなげていき
たいのでご協力をお願いします。（池田課長）

　５．その他
　　　１）仲西室長より
　　　　　気象状況が尋常ではない状況です。現行の設計目安の風速も変更の必要があるかもし
れません。基準が一気に変わる可能性が高まっているので対応をお願いします。また、
両製作所の業務内部監査の実施を予定していますが、八尾、河芸のクロス監査を実施
しています両製作所での状況を知ることによりお互いの良い点を吸収し悪い点を改
善するよう前向きに活用してください。
業務監査でのクロス監査は初めての試みであり良い試みなので大いに活用してもら
いたい。（梶田常務）
　　　２）その他
　　　　　前期７７期は、労働災害が八尾で６件発生しそのうち５件が外科的処置が必要な案件
でした。安全への取組みの指示が出ている状況で５月１５日に河芸で労働災害が発生
しました。なお一層の引締めをお願いします。（梶田常務）
新人の労災です。脚立作業が不慣れな状況で不安全な作業となり足を捻挫しました。
本社宮本課長の指導の下でなぜなぜ分析を実施し再発防止に努めます。（塩地部長）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　制御盤価格表、価格関連その他に関して、色々展開が必要になるので早めにまとめ、
ご連絡いただきたい。（大村専務）
万博向けの受注状況はどのような状況か（梶田常務）
計装業者がついてこない状況のようです。この機を逃さず制御付きの空調システムの
拡販を目指したい。当社には７～８パビリオンの引合いがある。会期後廃棄するよう
で新晃工業は、断っている模様、ほとんどがダイキン製との状況である。（大村専務）
八尾、河芸の実験棟の進捗はどのような状況か。（梶田常務）
八尾の実験棟は試掘を行っている。地層から色々出土している状況ですが、来春建物
が完成し、その後機器搬入１０～１１月に完成の予定で進めています。河芸は、３～
４か月遅れでこれから打合せです。（大村専務）
基幹システム変更に関して八尾と河芸でJ-SOX関連で見直しが必要と思います。協力
して進めたいのでよろしくお願いします。手配済みインバータ在庫の早期解消に向け
協力をお願いします。ツインサイクルR410A化を９－１０月に実施予定です。現行、
放熱設計の変更が発生しています。（宮宇地所長）
八尾の新管理棟４階の空調システムを名古屋大学斎藤先生にご紹介したところぜひ
見学したいとのお話をいただきました。後日日程を調整しますのでご協力をお願いし
ます。（浦野本部長）

【会長より】
　　　　　冒頭にも述べましたが、次のターゲットは、冷温水式大温度差空調システムです。お
よそ１０年前１０・１０・１３を提唱し普及を図りましたが、８列コイルの圧損が大
きくファン動力が大きくなる点がネックとなり思うように普及しませんでした。今回
は、斜平コイルの特性によりファン動力が減少し復活、省エネを図ります。１０年前
のことを業界内で多少覚えられていると思うので納入実績をベースとした信用を得
やすい状況と思っています。今期後半の目玉システムとしてあらためてチャレンジし
ますのでひとつよろしくお願いします。作る方の皆さんもがんばって頂きたいと思い
ますのでよろしくお願いします。


"

参考フォーマット="
### 会議概要

**会議の日時:** {YYYY/MM/DD HH:MM-HH:MM}

**会議の場所:** {会議室またはロケーション}

**出席者:**
- {名前}（{役職・部署}）
- 以下、同様にリスト

---

**{通し番号}. 議題:**
- {議題1}
- {議題2}
- 以下、リスト形式で列挙

**{通し番号}. 決定事項:**
- {決定内容1}（担当者: {名前}、期限: {YYYY/MM/DD}）
- 以下、リスト形式で列挙

**{通し番号}. アクションアイテム:**
- {アクション1内容}（担当者: {名前}、期限: {YYYY/MM/DD}）
- 以下、リスト形式で列挙

**{通し番号}. 議論の概要:**
- {議論ポイント1}
- {議論ポイント2}
- 以下、段落または箇条書きで述べる

**{通し番号}. その他の注記:**
- {注記1}
- {注記2}
- 以下、リスト形式で列挙

"

# 補足
- 指示の復唱はしないでください。
- 余計な説明もしないでください。