このプロンプトは、通信販売業に従事する担当者が返品依頼を受けた際、すべての関連情報を記載し、正確で、容易に追跡できる記録を作成するために使われる。購入履歴、支払い詳細、商品受領情報、返金処理の詳細を含むフォーマットが見本として提供され、担当者はこれに基づき記録を作成する。