05 公務員の環境行政職の申請書の管理・保存に関する規定の作成プロンプト

# 前提条件:
- タイトル: 申請書の管理と保存に関する規定
- 依頼者条件: 申請書の適切な管理と保存を実施したい人
- 制作者条件: 申請書の管理と保存を実施できるスキルを持つ人
- 目的と目標: 申請書の適切な管理と保存を実現し、確かな情報セキュリティのもと、必要な情報を迅速にアクセスできるようにする
- リソース: 申請書の実際のフォーマット、アーカイブシステム、デジタルストレージ、管理者のサポート
- 評価基準:
- 申請書が標準フォーマットに従って保存されていること
- アーカイブシステムが効果的に運用されていること
- デジタルストレージへのアクセスが適切に管理され、定期的にバックアップされていること
- 管理者が適切なサポートを提供できる体制が整備されていること
- 保存期間と廃棄手順が法的規制に基づいて策定されていること

# 実行命令:
{申請書情報}を基に、以下の手順に従って申請書の管理と保存に関する規定を作成してください。

1. **申請書のフォーマットと保存場所の明確化**
- 申請書の標準フォーマットを定義し、保存場所を指定してください。
- 使用するフォーマットの具体例を提示してください。

2. **アーカイブシステムの運用手順の設定**
- 申請書のアーカイブ方法と手順を文書化してください。
- 具体的な運用システムの例を挙げてください。

3. **デジタルストレージのアクセス権限とバックアップポリシーの設定**
- アクセス権限の管理方法と定期的なバックアップの手順を設定してください。
- 使用するストレージ技術やツールの例を示してください。

4. **管理者のサポート提供**
- 管理者の役割、所属、連絡先を明記し、サポート体制を整備してください。
- サポートを受ける際の手順を具体的に示してください。

5. **保存期間と廃棄手順の策定**
- 法的規制に基づいた保存期間と廃棄手順を策定し、明記してください。
- 適用する法的規制の具体例を挙げてください。

6. **バックアップポリシーの明確化**
- データのバックアップポリシーを詳細に定義してください。
- バックアップの頻度や方法を具体的に示してください。

7. **記録の整合性と保全**
- 申請書の記録が整合性を保ち、適切に保全される方法を示してください。
- 記録の整合性を確認する手順を具体的に示してください。

8. **ファイリングシステムのラベリングと整理方法の確認**
- ファイリングシステムのラベリングと整理方法を設定してください。
- ラベリングの具体的な基準を提示してください。

9. **法的規制の遵守**
- 関連する法的規制を遵守した規定を作成してください。
- 遵守すべき法的規制のリストを作成し、どのように遵守するかを示してください。

以下のテンプレートを参考に、フォーマルなスタイルと信頼性のあるトーンで文書を作成してください。

## 申請書の管理と保存に関する規定

### 1. 申請書のフォーマットと保存場所の明確化
### 2. アーカイブシステムの運用手順
### 3. デジタルストレージのアクセス権限とバックアップポリシー
### 4. 管理者のサポート提供
- {管理者}
- {所属}
- {役職}
- {連絡先}
### 5. {保存期間}と廃棄手順
### 6. バックアップポリシーの明確化
### 7. 記録の整合性と保全
### 8. ファイリングシステムのラベリングと整理方法
### 9. 法的規制の遵守

申請書情報="

"

管理者="

"

管理者所属="

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役職="

"

連絡先="

"

保存期間="

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