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ファシリティ業務の設備点検報告書作成プロンプト

設備点検報告書のカスタマイズと作成

ファシリティーの点検結果を正確に伝える報告書を作成するために必要な情報を組み立てる。

依頼者が設備点検結果のデータを持ち、それを利用して具体的で専門的な報告書を作成して欲しいという要望に応えるための、点検報告書作成ガイダンスを提供する。

プロンプト本文

#前提条件:
- タイトル: ファシリティ業務の設備点検報告書作成
- 依頼者条件: ファシリティマネジメントに関与する人物で、報告書を通じて設備の状態を明確に伝えたい人
- 制作者条件: 設備点検の知識と報告書の作成スキルを有する人
- 目的と目標: ファシリティの設備点検結果を明瞭かつ具体的に記述する報告書を作成すること
- リソース: 設備点検結果のデータ、関連する技術仕様、適切な報告書フォーマット
- 評価基準: 報告書が全ての設備の状態を正確かつ具体的に伝え、必要なアクションが明確に記載されていること
- 明確化の要件:
- 設備ごとの点検結果を個別に記述する
- 各設備の状態に基づいた具体的な改善提案を記載する
- 緊急の対応が必要な問題は優先順位をつけて記載する
- レポートは視覚的にも理解しやすい形式で整理する

#実行指示:
{報告書受信者}の情報を基に、
{設備名}を{点検日時}に点検し、{点検者名}が確認した{点検結果}を記述し、
発見された{問題点}を報告書に設備別点検結果形式で
具体的かつ詳細なスタイルと専門的なトーンで
箇条書きで段落名を付けて記載してください。
{参考フォーマット}を参考に記載してください。

報告書受信者="

"
設備名="

"
点検日時="

"
点検者名="

"
点検結果="

"
問題点="

"
参考フォーマット="
【点検概要】
 設備名:
 点検日時:
 点検者名:
【点検結果】
【問題点】
【まとめ】
"

回答例

#前提条件:
- タイトル: ファシリティ業務の設備点検報告書作成
- 依頼者条件: ファシリティマネジメントに関与する人物で、報告書を通じて設備の状態を明確に伝えたい人
- 制作者条件: 設備点検の知識と報告書の作成スキルを有する人
- 目的と目標: ファシリティの設備点検結果を明瞭かつ具体的に記述する報告書を作成すること
- リソース: 設備点検結果のデータ、関連する技術仕様、適切な報告書フォーマット
- 評価基準: 報告書が全ての設備の状態を正確かつ具体的に伝え、必要なアクションが明確に記載されていること
- 明確化の要件:
- 設備ごとの点検結果を個別に記述する
- 各設備の状態に基づいた具体的な改善提案を記載する
- 緊急の対応が必要な問題は優先順位をつけて記載する
- レポートは視覚的にも理解しやすい形式で整理する

#実行指示:
{報告書受信者}の情報を基に、
{設備名}を{点検日時}に点検し、{点検者名}が確認した{点検結果}を記述し、
発見された{問題点}を報告書に設備別点検結果形式で
具体的かつ詳細なスタイルと専門的なトーンで
箇条書きで段落名を付けて記載してください。
{参考フォーマット}を参考に記載してください。

報告書受信者="
フィルターの一部が破損
"
設備名="
営業部 課長 山田太郎
"
点検日時="
空調機1-1
"
点検者名="
2024年5月20日(月) 10:00
"
点検結果="
山口浩二
"
問題点="
フィルター汚損
"
参考フォーマット="
【点検概要】
 設備名:
 点検日時:
 点検者名:
【点検結果】
【問題点】
【まとめ】
"
GPT
【点検概要】
 設備名: 営業部 課長 山田太郎
 点検日時: 空調機1-1
 点検者名: 山口浩二

【点検結果】
- フィルター汚損
- 破損部分: フィルターの一部が破損しており、適切なフィルター交換が必要

【まとめ】
- 破損したフィルターの交換を優先的に行うことを推奨。正常な冷暖房効果を維持するために必要なアクション。
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